Abläufe automatisieren: Vertrieb, HR, Buchhaltung & mehr

Typische Prozesse, die wir für Dich automatisieren

Obwohl jede Automatisierungslösung individuell auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten wird, möchten wir Dir hier einige typische Beispiele zeigen, die Dir ein Gefühl für die Möglichkeiten geben.

Individuelle Automatisierung & KI-Integrationen

● Automatisierte E-Mail-Analyse & -Verteilung: Eine KI liest eingehende E-Mails in Deinem " info@ "-Postfach, erkennt die Absicht (z.B. "Kundenanfrage", "Rechnung", "Spam") und leitet sie automatisch an die richtige Abteilung oder Person weiter.

● Zusammenfassung von Dokumenten & Meetings: Du lädst ein langes PDF oder die Abschrift eines Zoom-Meetings hoch. Eine KI erstellt automatisch eine prägnante Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und To-dos und legt diese im richtigen Projektordner ab.

● Generierung von Inhalten: Eine KI kann basierend auf kurzen Stichpunkten automatisch erste Entwürfe für Social-Media-Posts, Produktbeschreibungen oder Blogartikel erstellen, die Dein Team dann nur noch verfeinern muss.

● Sentiment-Analyse von Kundenfeedback: Das System analysiert automatisch Kundenbewertungen oder Umfrageantworten und kategorisiert das Feedback als "positiv", "negativ" oder "neutral", um schnell auf kritische Stimmen reagieren zu können.

Wir bringen Deine unterschiedlichen Software-Tools dazu, nahtlos miteinander zu kommunizieren, auch wenn es keine Standard-Integration gibt.

● Shop-System → Buchhaltung: Ein Kunde kauft in Deinem Online-Shop (z.B. Shopify). Wir sorgen via API dafür, dass automatisch eine korrekte Rechnung im Buchhaltungsprogramm (z.B. Lexoffice, sevDesk) erstellt wird, inklusive der richtigen Kundendaten.

● CRM → Projektmanagement-Tool: Wenn ein "Deal" im CRM (z.B. Pipedrive) als "gewonnen" markiert wird, wird über die API automatisch ein neues Projekt im Projektmanagement-Tool (z.B. Asana, Trello) angelegt, mit allen relevanten Daten aus dem Deal.

● Zeiterfassung → Rechnungsstellung: Dein Team erfasst Stunden in einem Zeiterfassungs-Tool. Wir nutzen die API, um diese Stunden automatisch zu sammeln und als abrechenbare Positionen auf einer Rechnungsentwurf in Deinem Rechnungsprogramm zu erstellen.

● Kalender → Personalverwaltung: Ein Mitarbeiter trägt einen Krankheitstag in den gemeinsamen Kalender ein. Die API sorgt dafür, dass dieser Tag automatisch im Personalverwaltungstool als Krankheitstag verbucht wird.

● Lagerbestand → Website: Wenn ein Produkt im Lager zur Neige geht, aktualisiert die API automatisch den Lagerbestand auf Deiner Website und zeigt "Nur noch wenige verfügbar" an, um Fehlverkäufe zu vermeiden.

Wir programmieren "Software-Roboter", die sich wie ein Mensch durch Webseiten klicken, um Daten einzutragen oder abzurufen.

● Automatische Datenübertragung in Altsysteme: Ein "Bot" loggt sich automatisch in ein veraltetes Online-Portal ein, das keine Schnittstelle hat, kopiert Daten aus einer Excel-Tabelle und fügt sie in die richtigen Felder des Portals ein.

● Bestellprozesse bei Lieferanten: Ein Bot kann sich automatisch auf der Webseite eines Lieferanten einloggen, Produkte in den Warenkorb legen und den Bestellvorgang bis zum letzten Schritt durchführen, basierend auf einer internen Bedarfsliste.

● Einreichung von Online-Formularen: Ein Bot füllt automatisch wiederkehrende Online-Formulare bei Behörden oder Partnern mit den immer gleichen Daten aus Deiner Datenbank aus.

● Preisvergleiche durchführen: Ein Bot besucht automatisch die Webseiten Deiner Wettbewerber, ruft die Preise für bestimmte Produkte ab und trägt sie zur Analyse in eine Vergleichstabelle ein.

● Status-Abfragen in Kundenportalen: Ein Bot loggt sich automatisch in die Kundenportale Deiner Logistikpartner ein, fragt den aktuellen Lieferstatus einer Sendung ab und aktualisiert diesen intern in Deinem System.

Wir programmieren maßgeschneiderte "Crawler", die das Internet gezielt nach für Dich relevanten Informationen durchsuchen und diese strukturiert sammeln.

● Lead-Generierung aus Branchenverzeichnissen: Ein Crawler durchsucht automatisch Online-Branchenbücher oder Verbände-Websites nach neuen Unternehmen, die Deinem Zielkundenprofil entsprechen, und extrahiert Kontaktdaten in eine Liste.

● Markt- und Immobilien-Monitoring: Ein Crawler überwacht automatisch Immobilienportale und benachrichtigt Dich sofort, wenn ein neues Objekt online geht, das Deinen spezifischen Kriterien (z.B. Lage, Preis, Größe) entspricht.

● Content- & Trend-Recherche: Ein Crawler durchsucht automatisch relevante Blogs und News-Seiten nach bestimmten Keywords und stellt Dir eine tägliche Liste mit den neuesten Artikeln zu Deinem Fachthema zusammen.

● Stellenanzeigen-Analyse: Ein Crawler sammelt automatisch Stellenanzeigen Deiner Wettbewerber, um zu analysieren, welche Positionen gesucht werden und welche Skills gerade gefragt sind.

● Monitoring von Erwähnungen: Ein Crawler durchsucht Foren und Social-Media-Plattformen automatisch nach Erwähnungen Deines Unternehmens oder Deiner Produkte, um schnell auf Kundenfeedback reagieren zu können.

Wir machen Deine "unordentlichen" Daten aus verschiedenen Quellen nutzbar und kompatibel für Deine Systeme.

● Excel-Chaos → Importfähige CSV: Du hast eine unstrukturierte Excel-Liste mit Kundendaten. Wir erstellen einen Prozess, der diese Liste automatisch bereinigt, Spalten umbenennt, Formate vereinheitlicht und als saubere CSV-Datei ausgibt, die Du problemlos in Dein neues CRM importieren kannst.

● Zusammenführung von Datenquellen: Wir kombinieren automatisch Daten aus Deinem CRM und Deinem Buchhaltungssystem, um eine einheitliche Übersicht zu erstellen, die z.B. den "Customer Lifetime Value" pro Kunde anzeigt.

● Bereinigung von Adressdaten: Ein automatisierter Prozess prüft Deine Adressdaten, korrigiert Tippfehler in Straßennamen, vereinheitlicht die Schreibweise und fügt fehlende Postleitzahlen hinzu, um die Datenqualität zu erhöhen.

● Konvertierung von Dateiformaten: Ein Workflow wandelt automatisch hochgeladene Word-Dokumente in PDFs um, benennt sie nach einem festen Schema (z.B. "Angebot_Kundenname_Datum.pdf") und legt sie im richtigen Ordner ab.

● Daten aus E-Mail-Anhängen extrahieren: Ein Prozess öffnet automatisch die PDF-Anhänge von Lieferanten-E-Mails, extrahiert spezifische Daten wie Bestellnummern oder Beträge und trägt diese in eine zentrale Übersichtsliste ein.

KI-gestützte Kommunikation & Interaktion

Wir verwandeln einen einfachen Chatbot in einen digitalen Mitarbeiter, der Dein Unternehmenswissen kennt und echte Probleme löst.

● Interner Wissens-Hub für Mitarbeiter: Ein neuer Mitarbeiter hat eine Frage zu den Urlaubsrichtlinien. Anstatt einen Kollegen zu stören, fragt er den internen Chatbot, der sofort die richtige Antwort aus dem HR-Handbuch findet und zitiert.

● 24/7-Kundensupport auf der Website: Ein Kunde fragt nachts auf Deiner Website nach den Rückgabebedingungen für ein spezifisches Produkt. Der Chatbot durchsucht Deine AGB und Produktdaten und gibt eine präzise und korrekte Antwort, anstatt nur auf die Öffnungszeiten zu verweisen.

● Produktberater im Online-Shop: Ein potenzieller Käufer ist unsicher, welche Kamera für seine Bedürfnisse die beste ist. Der Chatbot stellt gezielte Fragen ("Was fotografierst du hauptsächlich?", "Wie hoch ist dein Budget?") und empfiehlt basierend auf den Antworten das passende Produkt aus deinem Sortiment.

● Onboarding-Assistent für neue Kunden: Ein neuer Kunde fragt, wie er seine erste Rechnung findet. Der Chatbot erklärt ihm nicht nur, wo er sie im Kundenportal findet, sondern kann ihm auch einen direkten Link zur richtigen Seite schicken.

● VQualifizierung von Anfragen: Ein Chatbot kann eine Erst-Analyse von Anfragen durchführen. Er fragt grundlegende Details ab und entscheidet automatisch, ob die Anfrage an den Vertrieb, den Support oder die Buchhaltung weitergeleitet werden muss.

Wir schaffen digitale Assistenten, die nicht nur auf eine Anweisung reagieren, sondern selbstständig mehrstufige Aufgaben für Dich erledigen.

● Der proaktive Recherche-Agent: Du gibst dem Agenten den Auftrag: "Finde potenzielle Marketing-Agenturen in München, die auf B2B spezialisiert sind." Der Agent sucht selbstständig auf Google, durchforstet Webseiten, filtert unpassende Ergebnisse heraus und präsentiert Dir eine saubere Liste mit Kontaktdaten und einer kurzen Zusammenfassung.

● Der Reisebuchungs-Agent: Du sagst: "Buche mir einen Flug von Berlin nach London für nächste Woche, möglichst morgens hin und abends zurück, unter 200 Euro." Der Agent durchsucht verschiedene Flugportale, vergleicht Preise, prüft Deine Kalenderverfügbarkeit und legt Dir die beste Option zur finalen Buchung vor.

● Der Social-Media-Management-Agent: Basierend auf einem aktuellen Blogartikel erhält der Agent den Befehl: "Erstelle daraus Social-Media-Content." Er fasst den Artikel zusammen, erstellt selbstständig mehrere Post-Varianten für LinkedIn, Twitter und Facebook, sucht passende Hashtags und plant die Beiträge zur Veröffentlichung.

● Der Wettbewerbsanalyse-Agent: Ein Agent überwacht die Webseiten Deiner Top-3-Wettbewerber. Sobald einer von ihnen einen neuen Blogbeitrag veröffentlicht oder seine Preise ändert, erstellt der Agent automatisch einen Report, analysiert die Änderungen und schickt Dir eine Zusammenfassung per E-Mail.

● Der Meeting-Vorbereitungs-Agent: Vor jedem wichtigen Kundentermin durchsucht der Agent automatisch Dein CRM nach den letzten E-Mails und Notizen, prüft das LinkedIn-Profil des Teilnehmers auf Neuigkeiten und stellt Dir eine kompakte Briefing-Mappe für das Gespräch zusammen.

Wir nutzen Plattformen wie Synthesia, HeyGen oder D-ID, um Dich oder Dein Team zu digitalisieren und die Erstellung von Videoinhalten zu skalieren.

● Personalisierte Videonachrichten im Vertrieb: Statt einer Text-E-Mail erhält ein wichtiger neuer Lead eine kurze Videonachricht von Deinem digitalen Avatar, der ihn persönlich mit Namen anspricht und zum Gespräch einlädt.

● Skalierbares Mitarbeiter-Onboarding: Erstelle einmal ein Video, in dem Dein Avatar als Geschäftsführer die neuen Mitarbeiter begrüßt und die Unternehmensvision erklärt. Dieses Video kann für jeden neuen Mitarbeiter wiederverwendet werden, was Zeit spart und einen konsistenten Eindruck schafft.

● Mehrsprachige Produkt-Tutorials: Du nimmst ein Erklärvideo für Dein Produkt auf. Die KI-Plattform kann Deinen Avatar dieses Video automatisch in mehreren Sprachen sprechen lassen, ohne dass Du selbst jede Sprache beherrschen oder teure Synchronsprecher engagieren musst.

● Regelmäßige interne Updates als Video: Anstatt lange E-Mails zu schreiben, nimmst Du wöchentliche Updates als kurzen Text auf. Dein Avatar verwandelt diesen Text in ein professionelles Video-Update für das gesamte Team.

● Video-FAQs auf der Website: Erstelle eine Bibliothek von kurzen Videos, in denen Dein Avatar die häufigsten Kundenfragen beantwortet. Das ist persönlicher und ansprechender als eine reine Text-FAQ-Seite.

Buchhaltung & Finanzen

● Angebot → Rechnung per Klick: Wandle ein vom Kunden angenommenes Angebot mit nur einem Klick in eine fertige, korrekte Rechnung um, ohne Daten neu abtippen zu müssen.

● Wiederkehrende Rechnungen: Für Abos oder monatliche Servicepauschalen erstellt das System jeden Monat am selben Tag automatisch eine neue Rechnung und versendet sie an den Kunden.

● Zeiterfassung → Rechnung: Erfasste Projektstunden aus Deinem Zeiterfassungstool werden automatisch in eine detaillierte Rechnungsposition umgewandelt – transparent und nachvollziehbar für den Kunden.

● Automatischer Rechnungsversand: Sobald eine Rechnung erstellt ist, wird sie automatisch als professionell gestaltetes PDF per E-Mail an den hinterlegten Rechnungsempfänger des Kunden gesendet.

● Zahlungsfrist überschritten → Erinnerung raus: Eine Rechnung ist überfällig, das System versendet automatisch die erste freundliche Erinnerung per E-Mail.

● Zahlung da → System stoppt: Sobald eine Zahlung auf Deinem Konto eingeht, erkennt das System dies durch den automatischen Abgleich mit dem Kontoauszug und stoppt alle weiteren Mahnungen für diese Rechnung.

● Mehrstufige Mahnungen: Wenn nach der ersten Erinnerung nichts passiert, sendet das System nach einer Woche automatisch die zweite, etwas bestimmtere Mahnung.

● Interne Benachrichtigung: Nach der letzten automatischen Mahnung erstellt das System eine Aufgabe für Dich oder Deine Buchhaltung: "Kunde XY anrufen, Rechnung [Nr.] immer noch offen".

● Zahlungsmoral im Blick: Das System zeigt Dir auf einen Blick, welche Kunden immer pünktlich zahlen und bei welchen es öfter hakt.

● Foto statt Abtippen: Du machst mit Deiner Handy-App ein Foto von einem Beleg. Die Software liest Betrag, Datum, Händler und Steuersätze automatisch aus (OCR-Texterkennung).

● Automatische Kategorisierung: Das System schlägt basierend auf dem Händler oder erkannten Stichwörtern automatisch eine Buchungskategorie vor (z.B. "Büromaterial", "Bewirtungskosten").

● Direkte Weiterleitung an den Steuerberater: Alle digital erfassten und geprüften Belege werden automatisch in einem für den Steuerberater zugänglichen Ordner (z.B. DATEV Unternehmen online) bereitgestellt.

● Spesenabrechnung per App: Mitarbeiter erfassen ihre Reisekosten und Spesen direkt über eine App. Die Abrechnung wird automatisch erstellt und zur Genehmigung an den Vorgesetzten weitergeleitet.

● Archivierung & Suche: Alle Belege werden digital und rechtssicher archiviert. Mit einer einfachen Suchfunktion findest Du jeden Beleg in Sekunden, statt in Ordnern wühlen zu müssen.

Betrieb & Administration

Alle wichtigen Dokumente an einem zentralen, digitalen Ort finden, statt ewig in Ordnern zu suchen.

● Zentrale Ablage: Alle Dokumente (Angebote, Verträge, Rechnungen) werden automatisch im richtigen Kunden- oder Projektordner in der Cloud gespeichert.

● Intelligente Suche: Du findest jedes Dokument in Sekunden, indem Du einfach nach einem Stichwort, Kundenamen oder Datum suchst.

● Automatische Versionierung: Wenn Du eine Datei bearbeitest, speichert das System die alte Version. So geht nie wieder eine frühere Fassung verloren.

● Zugriffsrechte steuern: Du legst genau fest, welcher Mitarbeiter welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf.

● Vorlagen per Klick: Standarddokumente wie Angebote oder Verträge werden automatisch mit den richtigen Kundendaten befüllt, wenn Du eine Vorlage nutzt.

Verträge und Angebote rechtssicher unterschreiben, ohne Drucker und Scanner.

● Dokument versenden → Link zum Unterschreiben: Du schickst ein Dokument per E-Mail. Der Kunde klickt auf einen Link und kann es direkt am Bildschirm unterschreiben.

● Automatischer Prozess: Nach der Unterschrift erhalten beide Seiten automatisch eine Kopie des signierten Dokuments per E-Mail.

● Status-Tracking in Echtzeit: Du siehst jederzeit, ob der Kunde das Dokument geöffnet, angesehen oder bereits unterschrieben hat.

● Automatische Erinnerungen: Wenn eine Unterschrift aussteht, sendet das System automatisch eine freundliche Erinnerung an den Unterzeichner.

● Rechtssichere Archivierung: Die digital unterschriebenen Dokumente werden automatisch und rechtssicher archiviert, inklusive eines Prüfprotokolls.

Klare Aufgaben und weniger E-Mail-Chaos im Team.

● Aufgaben statt E-Mails: Statt eine E-Mail zu schreiben, erstellst Du eine klare Aufgabe mit Frist und Verantwortlichem in einem zentralen Tool.

● Automatische Benachrichtigungen: Ein Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt, wenn ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wird oder eine Frist naht.

● Diskussionen direkt an der Aufgabe: Alle Rückfragen und Kommentare zu einer Aufgabe finden direkt an einem Ort statt, statt in unzähligen E-Mails.

● Wiederkehrende Aufgaben: Aufgaben wie "Monatsreporting erstellen" werden jeden Monat automatisch neu erstellt und dem richtigen Teammitglied zugewiesen.

● Projektfortschritt auf einen Blick: Auf einem visuellen Board siehst Du sofort, welche Aufgaben in Bearbeitung, erledigt oder blockiert sind.

Immer wissen, was auf Lager ist, und Bestellungen effizient abwickeln.

● Verkauf → Lagerbestand runter: Wenn ein Produkt im Onlineshop oder an der Kasse verkauft wird, wird der Lagerbestand automatisch reduziert.

● Automatischer Bestellvorschlag: Wenn der Bestand eines Artikels einen kritischen Punkt erreicht, erstellt das System automatisch einen Bestellvorschlag für den Lieferanten.

● Wareneingang per Scan: Neue Lieferungen werden per Barcode-Scan erfasst und der Lagerbestand wird automatisch aktualisiert.

● Automatische Versandpapiere: Nach einer Online-Bestellung werden Lieferschein und Versandetikett automatisch erstellt und können direkt gedruckt werden.

● Bestandsabgleich über alle Kanäle: Egal ob im Laden, im Onlineshop oder bei Amazon verkauft – der Lagerbestand wird zentral und automatisch synchronisiert.

Personal & Mitarbeiter (HR)

Neue Mitarbeiter vom ersten Tag an professionell einarbeiten, ohne dass etwas vergessen wird.

● Vertrag unterschrieben → Prozess startet: Sobald der Arbeitsvertrag digital unterschrieben ist, startet automatisch der Onboarding-Prozess.

● Willkommens-Mail: Der neue Mitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail mit allen wichtigen Infos für den ersten Tag.

● Aufgaben für alle: IT, Vorgesetzte und Personalabteilung erhalten automatisch Aufgaben, z.B. "Laptop bestellen", "Zugänge einrichten", "Arbeitsplatz vorbereiten".

● Digitale Checkliste: Der neue Mitarbeiter bekommt eine Checkliste für die erste Woche, die er Schritt für Schritt abarbeiten kann.

● Zugriff auf wichtige Dokumente: Das System gibt dem neuen Mitarbeiter automatisch Zugriff auf alle für ihn relevanten Dokumente und Handbücher.

Urlaubsanträge und Krankmeldungen einfach und transparent verwalten, ohne Zettel und Excel-Listen.

● Antrag per App: Mitarbeiter beantragen Urlaub oder melden sich krank direkt über eine Handy-App.

● Genehmigung per Klick: Der Vorgesetzte wird automatisch benachrichtigt und kann den Antrag mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.

● Teamkalender aktualisiert sich selbst: Nach der Genehmigung wird die Abwesenheit automatisch im gemeinsamen Teamkalender eingetragen.

● Urlaubskonto im Blick: Jeder Mitarbeiter (und sein Vorgesetzter) sieht jederzeit, wie viele Urlaubstage noch übrig sind.

● Übersicht für alle: Die Personalabteilung hat immer eine zentrale Übersicht über alle Abwesenheiten im gesamten Unternehmen.

Den Überblick über alle Bewerber behalten und professionell kommunizieren.

● Bewerbung kommt an → Sofort-Bestätigung: Ein Kandidat bewirbt sich, er erhält automatisch eine professionelle Eingangsbestätigung.

● Alle Bewerber an einem Ort: Alle Bewerbungen landen automatisch in einer übersichtlichen Liste, egal ob sie per E-Mail oder über die Website kamen.

● Status einfach ändern: Verschiebe Kandidaten per Klick durch die Phasen wie "Eingegangen", "Interview", "Abgesagt", um immer den Überblick zu behalten.

● Absagen per Vorlage: Versende standardisierte, aber persönliche Absagen mit einem Klick an mehrere Kandidaten gleichzeitig.

● Talent-Pool aufbauen: Gute, aber aktuell unpassende Kandidaten speicherst Du per Klick in einem Talent-Pool für zukünftige Stellen.

Dienstpläne schnell erstellen und einfach an alle Mitarbeiter verteilen.

● Plan per Drag & Drop erstellen: Ziehe Mitarbeiter einfach per Maus in die gewünschten Schichten auf einem visuellen Kalender.

● Verfügbarkeiten eintragen: Mitarbeiter können ihre Wunschzeiten oder Abwesenheiten vorab eintragen, was die Planung erleichtert.

● Plan per App veröffentlichen: Mit einem Klick wird der fertige Plan an alle Mitarbeiter gesendet, die ihn sofort auf ihrem Handy sehen.

● Automatische Konfliktwarnung: Das System warnt Dich automatisch, wenn Du jemanden einplanst, der Urlaub hat oder die gesetzlichen Pausenzeiten nicht eingehalten werden.

● Stundenzettel automatisch erstellen: Aus dem fertigen Dienstplan kann das System automatisch die Soll-Stunden für die Lohnabrechnung erstellen.

Wissen im Unternehmen einfach und strukturiert weitergeben.

● Zentrale Videokurse: Erstelle Online-Kurse zu wichtigen Themen (z.B. "Sicherheit am Arbeitsplatz", "Unsere neue Software") mit Videos, Texten und Dokumenten.

● Lernfortschritt automatisch verfolgen: Du siehst jederzeit, welcher Mitarbeiter welche Lektion bereits abgeschlossen hat.

● Wissen mit Tests überprüfen: Nach einem Kurs oder Video kann automatisch ein kleiner Test gestartet werden, um das Gelernte zu überprüfen.

● Automatische Zertifikate: Nach erfolgreichem Abschluss eines Kurses erhält der Mitarbeiter automatisch ein personalisiertes Zertifikat als PDF.

● Neue Mitarbeiter automatisch einladen: Ein neuer Mitarbeiter wird automatisch zur Lernplattform eingeladen und bekommt die für ihn relevanten Grundkurse zugewiesen.

Projektmanagement & Baustelle (Effizienz vor Ort)

Neue Projekte starten mit System, ohne manuellen Einrichtungsaufwand.

● Auftrag gewonnen → Projekt erstellt: Sobald ein Kunde ein Angebot annimmt, wird automatisch ein neues Projekt in Deinem System angelegt.

● Standard-Aufgaben per Klick: Für jeden Projekttyp (z.B. "Webseiten-Relaunch" oder "Bad-Sanierung") werden automatisch die passenden Checklisten und ersten Aufgaben erstellt.

● Team automatisch zugewiesen: Basierend auf dem Projekttyp werden automatisch die richtigen Mitarbeiter zum Projekt hinzugefügt.

● Ordnerstruktur anlegen: Das System erstellt automatisch die richtige Ordnerstruktur für Projektdokumente, Pläne und Fotos.

● Kunde eingeladen: Der Kunde erhält automatisch eine Willkommens-E-Mail mit den wichtigsten Infos und ggf. einem Link zum Kundenportal.

Stunden und Material direkt von der Baustelle oder vom Arbeitsplatz erfassen, ohne Stundenzettel.

● Start/Stopp-Uhr per App: Mitarbeiter starten und stoppen ihre Arbeitszeit für eine bestimmte Aufgabe direkt über eine Handy-App.

● Zeiten direkt auf Projekte buchen: Jede erfasste Minute wird automatisch dem richtigen Projekt und der richtigen Aufgabe zugeordnet.

● Materialverbrauch erfassen: Mitarbeiter können direkt vor Ort per App eingeben, welches Material sie verbraucht haben.

● Live-Projekt-Controlling: Du siehst jederzeit in Echtzeit, wie viele Stunden bereits in ein Projekt geflossen sind und ob ihr im Budget seid.

● Lohnabrechnung vorbereiten: Die digital erfassten Stunden dienen als perfekte und fehlerfreie Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung.

Das System sorgt dafür, dass alle im Bilde sind und nichts vergessen wird.

● Neue Aufgabe → Sofort-Info: Einem Mitarbeiter wird eine neue Aufgabe zugewiesen, er erhält sofort eine automatische Benachrichtigung per App oder E-Mail.

● Frist naht → Erinnerung: Das System schickt automatisch eine Erinnerung, wenn eine Aufgabe bald fällig ist.

● Aufgabe erledigt → Chef weiß Bescheid: Wenn eine wichtige Aufgabe abgeschlossen wird, erhält der Projektleiter automatisch eine Status-Aktualisierung.

● Warten auf Kunde → Reminder an Kunde: Wenn das Projekt stockt, weil eine Freigabe vom Kunden fehlt, kann das System automatisch eine freundliche Erinnerung an den Kunden senden.

● Tägliche Zusammenfassung: Jeder Mitarbeiter erhält morgens automatisch eine E-Mail mit seinen Aufgaben für den heutigen Tag.

Den Fortschritt auf der Baustelle lückenlos und rechtssicher dokumentieren, ohne Papierkram.

● Fotos mit Notizen per App: Mitarbeiter machen Fotos auf der Baustelle direkt mit der App. Die Fotos werden automatisch mit Datum, Uhrzeit und Ort versehen und dem richtigen Projekt zugeordnet.

● Digitales Bautagebuch: Alle wichtigen Ereignisse, anwesende Personen, Wetterdaten und ausgeführten Arbeiten werden täglich digital erfasst und sind sofort für das Büro sichtbar.

● Mängel direkt dokumentieren: Ein Mangel wird entdeckt, per Foto dokumentiert und automatisch als neue Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist im System angelegt.

● Berichte per Knopfdruck: Erstelle mit einem Klick einen vollständigen, professionellen Bautagesbericht als PDF, um ihn an den Architekten oder Bauherrn zu senden.

● Rechtssichere Archivierung: Die gesamte Dokumentation ist zentral und unveränderbar gespeichert, was bei späteren Diskussionen oder Gewährleistungsfällen Gold wert ist.

Vertrieb & Kundengewinnung (Sales)

● Formular-zu-System: Jemand füllt Dein Website-Formular aus, das System legt ihn automatisch als neuen Kontakt an.

● Newsletter-Anmeldung: Meldet sich jemand an, landet er automatisch auf Deiner E-Mail-Liste.

● E-Book-Download: Ein Download startet automatisch eine Serie von Follow-up-E-Mails.

● Social-Media-Anzeige: Ein Klick auf Deine Werbeanzeige überträgt die Kontaktdaten automatisch und sofort an Deinen Vertrieb.

● Anfrage per E-Mail: Eine E-Mail an " info@ " erstellt automatisch eine neue Aufgabe, damit sie nicht untergeht.

● Angebot raus → Timer an: Du versendest ein Angebot, das System merkt es sich und startet einen Erinnerungs-Timer.

● Keine Antwort → Aufgabe für Dich: Wenn nichts passiert, erstellt das System für Dich die Aufgabe: "Ruf den Kunden an!".

● Automatische Erinnerungs-Mail: Das System schickt nach ein paar Tagen automatisch eine freundliche E-Mail an den Kunden.

● Kunde liest Angebot → Du weißt es: Du bekommst eine sofortige Benachrichtigung, wenn der Kunde Dein Angebot öffnet.

● Angebot läuft bald ab → Dringlichkeits-Mail: Kurz vor Ablauf der Frist schickt das System eine automatische Erinnerung.

● Kalender-Abgleich: Das Tool zeigt nur Deine wirklich freien Zeiten auf der Website an.

● Automatische Bestätigungen: Nach der Buchung bekommen beide Seiten sofort eine Bestätigung und einen Kalendereintrag.

● Pufferzeiten: Das System plant automatisch Pausen zwischen Deinen Terminen ein.

● Vorab-Infos: Kunden beantworten bei der Buchung kurze Fragen, damit Du gut vorbereitet bist.

● Danke-Mail nach dem Termin: Nach dem Gespräch versendet das System automatisch eine "Danke"-E-Mail.

● Die digitale Kundenakte: Alle E-Mails, Notizen und Aufgaben zu einem Kunden werden automatisch an einem Ort gesammelt.

● Verkaufs-Pipeline: Du siehst auf einem Board, welche Aufträge in welcher Phase sind und wo Dein Geld steckt.

● Automatische Aufgaben: Wenn sich ein Auftrag weiterentwickelt, erstellt das System automatisch die nächste Aufgabe (z.B. "Angebot schreiben").

● Kunden filtern: Finde mit einem Klick alle Kunden einer bestimmten Kategorie (z.B. "Kunden aus Berlin").

● Automatische Berichte: Das System zeigt Dir auf einen Blick, wie gut Dein Vertrieb läuft und was als Nächstes kommt.

Marketing & Kommunikation

Potenzielle Kunden automatisch mit den richtigen E-Mails zur richtigen Zeit versorgen.

● Anmeldung → Willkommens-Serie: Jemand trägt sich in Deinen Newsletter ein und erhält automatisch eine Serie von Willkommens-Mails, die Dein Unternehmen vorstellen.

● Produkt angesehen → Follow-up Mail: Ein Kunde schaut sich ein bestimmtes Produkt im Onlineshop an, verlässt die Seite aber wieder. Nach ein paar Stunden erhält er automatisch eine E-Mail mit mehr Infos zu genau diesem Produkt.

● Warenkorbabbruch → Erinnerungs-Mail: Ein Kunde legt etwas in den Warenkorb, schließt den Kauf aber nicht ab. Das System schickt ihm automatisch eine Erinnerung: "Du hast etwas vergessen!".

● Kunde kauft → Nachfass-Serie: Nach einem Kauf startet automatisch eine E-Mail-Serie, die Tipps zur Nutzung des Produkts gibt oder nach einiger Zeit passendes Zubehör vorschlägt.

● Inaktive Kontakte reaktivieren: Kontakte, die lange keine E-Mail mehr geöffnet haben, erhalten automatisch eine spezielle "Vermisst Du uns?"-Kampagne, um sie zurückzugewinnen.

Deine Social-Media-Kanäle regelmäßig bespielen, ohne jeden Tag manuell posten zu müssen.

● Einmal planen → wochenlang posten: Du planst alle Deine Beiträge für Facebook, Instagram, LinkedIn etc. an einem einzigen Tag für die nächsten Wochen oder Monate im Voraus.

● Automatische Veröffentlichung: Das System postet Deine vorbereiteten Inhalte automatisch zu den besten Zeiten, auch wenn Du gerade im Urlaub oder im Kundentermin bist.

● Content-Recycling: Alte, erfolgreiche Beiträge werden nach einiger Zeit automatisch erneut in die Warteschlange gestellt, um sie wiederzuverwenden.

● Ein Beitrag für alle Kanäle: Du erstellst einen Beitrag und das System passt ihn automatisch für die verschiedenen Formate von Instagram, Facebook und LinkedIn an und veröffentlicht ihn überall gleichzeitig.

● Berichte und Analysen: Du erhältst automatisch einen wöchentlichen Bericht, welche Beiträge am besten funktioniert haben, ohne die Statistiken selbst zusammensuchen zu müssen.

Zufriedene Kunden automatisch um wertvolle Google-, Branchen- oder Produktbewertungen bitten.

● Projekt abgeschlossen → Bewertungsbitte raus: Eine Woche nach Abschluss eines Projekts oder Kaufs sendet das System automatisch eine E-Mail an den Kunden mit der Bitte um eine Bewertung.

● Direkter Link zum Bewerten: Die E-Mail enthält einen direkten Link zur gewünschten Plattform (z.B. Google Maps, Trusted Shops), damit der Kunde mit nur einem Klick loslegen kann.

● Positive Rückmeldung → Öffentliche Bewertung: Du kannst eine interne Umfrage vorschalten. Nur Kunden, die 4 oder 5 Sterne geben, werden automatisch zur öffentlichen Bewertungsseite weitergeleitet.

● Negative Rückmeldung → Internes Feedback: Kunden, die 1-3 Sterne geben, werden stattdessen zu einem internen Feedback-Formular geleitet, damit Du das Problem lösen kannst, bevor es öffentlich wird.

● Automatische Erinnerung: Wenn ein Kunde die erste E-Mail nicht öffnet oder nicht reagiert, sendet das System nach ein paar Tagen automatisch eine freundliche, einmalige Erinnerung.

Kundenservice & Support

Alle Kundenanfragen an einem Ort bündeln, damit nichts mehr im E-Mail-Postfach untergeht.

● Anfrage kommt an → Ticket erstellt: Eine Kundenanfrage per E-Mail oder Kontaktformular erstellt automatisch ein neues "Ticket" in einer übersichtlichen Liste.

● Automatische Zuweisung: Das System erkennt Stichwörter (z.B. "Rechnung", "Technik") und weist das Ticket automatisch dem richtigen Team oder Mitarbeiter zu.

● Status immer im Blick: Jedes Ticket hat einen klaren Status (z.B. "Neu", "In Bearbeitung", "Erledigt"). So siehst Du auf einen Blick, was noch zu tun ist.

● Automatische Antwort: Der Kunde erhält sofort eine automatische Bestätigungs-E-Mail, dass seine Anfrage eingegangen ist und bearbeitet wird.

● Interne Notizen: Alle Kommentare und Notizen des Teams zu einer Anfrage werden direkt am Ticket gespeichert, nicht in unzähligen internen E-Mails.

Wertvolles Feedback von Deinen Kunden einholen, ohne jedes Mal manuell fragen zu müssen.

● Auftrag erledigt → Umfrage raus: Eine Woche nach einem Projektabschluss oder Kauf sendet das System automatisch eine kurze Umfrage an den Kunden.

● Einfache Sterne-Bewertung: Die Umfrage beginnt oft mit einer simplen Frage wie "Wie zufrieden warst Du auf einer Skala von 1-10?". Das geht schnell und einfach per Klick.

● Alarm bei schlechtem Feedback: Wenn ein Kunde eine sehr schlechte Bewertung abgibt, wird automatisch ein Vorgesetzter oder der Kundenservice benachrichtigt, um sofort reagieren zu können.

● Automatische Erinnerung: Wenn ein Kunde die Umfrage nicht ausfüllt, sendet das System nach ein paar Tagen eine einmalige, freundliche Erinnerung.

● Zentrale Auswertung: Alle Ergebnisse laufen in einem übersichtlichen Dashboard zusammen, sodass Du Trends und Verbesserungspotenziale auf einen Blick erkennst.

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